Bij een vast contract moet je letten op de verplichte inhoud, de rechten en plichten van beide partijen, en de regels rondom opzegging. Een vast contract, ook wel een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd genoemd, biedt meer zekerheid dan een tijdelijk contract, maar brengt ook meer verantwoordelijkheden mee voor de werkgever. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over vaste contracten, zodat jij als werkgever precies weet waar je aan toe bent.
Wat zijn de rechten en plichten bij een vast contract?
Bij een vast contract heeft de medewerker recht op loondoorbetaling bij ziekte, vakantiedagen, en bescherming tegen willekeurig ontslag. Als werkgever ben je verplicht om een veilige werkomgeving te bieden, het overeengekomen loon te betalen en je aan de cao of wettelijke regels te houden. Beide partijen hebben ook een wederzijdse verplichting tot goed werkgever- en werknemerschap.
De rechten van een medewerker met een vast contract zijn stevig verankerd in de wet. Denk aan het recht op minimaal het wettelijk minimumloon, doorbetaling van loon bij ziekte gedurende maximaal twee jaar, en opbouw van vakantiedagen. Daarnaast heeft de medewerker ontslagbescherming, wat betekent dat jij als werkgever niet zomaar het contract kunt beëindigen.
Als werkgever heb jij de plicht om redelijke instructies te geven, de medewerker te begeleiden in zijn of haar functie, en tijdig te betalen. Vergeet ook niet dat je verplicht bent om een pensioenbijdrage te regelen als dit binnen jouw sector verplicht is via een bedrijfstakpensioenfonds.
Wat moet er verplicht in een vast contract staan?
Een vast contract moet verplicht de naam en adresgegevens van werkgever en medewerker bevatten, de startdatum, de functie, het salaris, de arbeidsduur en de locatie van het werk. Sinds de implementatie van de EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden in 2023 gelden er aanvullende informatieverplichtingen voor werkgevers.
De volgende elementen zijn wettelijk verplicht in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd:
- Naam en woonplaats van werkgever en werknemer
- De overeengekomen arbeidsduur per week of per dag
- Het loon en de betalingstermijn
- De functieomschrijving of de aard van het werk
- De plaats waar het werk wordt verricht
- De begindatum van het dienstverband
- De toepasselijke cao, als die van toepassing is
- Informatie over het opleidingsrecht van de medewerker
- Informatie over het systeem van ploegendiensten, als dat van toepassing is
Naast de verplichte onderdelen is het verstandig om ook afspraken op te nemen over een proeftijd, een concurrentiebeding, een geheimhoudingsplicht en de opzegtermijn. Houd er rekening mee dat een concurrentiebeding in een vast contract altijd schriftelijk moet zijn vastgelegd om geldig te zijn.
Wat is het verschil tussen een tijdelijk en een vast contract?
Het belangrijkste verschil tussen een tijdelijk en een vast contract is de looptijd. Een tijdelijk contract heeft een vooraf bepaalde einddatum of eindigt bij het afronden van een specifiek project. Een vast contract heeft geen einddatum en loopt door totdat een van beide partijen het contract opzegt of totdat de medewerker met pensioen gaat.
Naast de looptijd zijn er meer praktische verschillen:
- Ontslagbescherming: Bij een vast contract heb je als werkgever toestemming nodig van het UWV of de kantonrechter om het contract te beëindigen. Bij een tijdelijk contract eindigt het contract van rechtswege op de afgesproken datum.
- Proeftijd: Bij een tijdelijk contract van zes maanden of korter mag je geen proeftijd opnemen. Bij een vast contract mag de proeftijd maximaal twee maanden zijn.
- Zekerheid voor de medewerker: Een vast contract biedt meer zekerheid, wat ook voordelen heeft voor jou als werkgever: medewerkers met een vast contract zijn doorgaans meer betrokken en gemotiveerd.
- Aanzegplicht: Bij een tijdelijk contract van zes maanden of langer ben je als werkgever verplicht om minimaal een maand voor de einddatum aan te geven of je het contract verlengt of niet. Bij een vast contract geldt deze verplichting niet.
Wanneer heeft een medewerker recht op een vast contract?
Een medewerker heeft recht op een vast contract na drie opeenvolgende tijdelijke contracten, of als de totale duur van opeenvolgende tijdelijke contracten drie jaar overschrijdt. Dit staat bekend als de ketenregeling. Zodra een van deze grenzen wordt bereikt, ontstaat er automatisch een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
De ketenregeling geldt alleen als er een tussenpoos van maximaal zes maanden is tussen de contracten. Duurt de onderbreking langer dan zes maanden, dan begint de keten opnieuw. Let op: in sommige cao’s gelden afwijkende regels, dus controleer altijd de toepasselijke cao voor jouw sector.
Er zijn ook situaties waarin een medewerker eerder recht kan hebben op een vast contract, namelijk als jij dit als werkgever expliciet aanbiedt of als er sprake is van een constructie waarbij de arbeidsrelatie feitelijk als een vast contract wordt aangemerkt, ook al is er formeel sprake van tijdelijke contracten. Rechters kijken naar de feiten, niet alleen naar wat er op papier staat.
Welke valkuilen moet je vermijden bij het opstellen van een vast contract?
De grootste valkuilen bij het opstellen van een vast contract zijn een ongeldig concurrentiebeding, een te lange of ontbrekende proeftijd, en het gebruik van verouderde contracttemplates die niet meer voldoen aan de huidige wetgeving. Elk van deze fouten kan je als werkgever in een lastige positie brengen.
Vermijd de volgende veelgemaakte fouten:
- Verouderde contracten gebruiken: Wetgeving verandert regelmatig. Een contract dat vijf jaar geleden is opgesteld, voldoet mogelijk niet meer aan de huidige eisen.
- Een ongeldig concurrentiebeding: Een concurrentiebeding moet schriftelijk zijn overeengekomen en bij een vast contract moet er een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang zijn als het beding de medewerker ernstig benadeelt.
- Geen of een te lange proeftijd: De proeftijd bij een vast contract is maximaal twee maanden. Een langere proeftijd is nietig, wat betekent dat er helemaal geen proeftijd geldt.
- Onduidelijke functieomschrijving: Een vage functiebeschrijving kan later tot discussies leiden over wat er wel en niet tot de taken behoort.
- Vergeten de cao te checken: Als er een cao van toepassing is, moeten de arbeidsvoorwaarden in het contract minimaal voldoen aan wat de cao voorschrijft.
Wil je zeker weten dat jouw contracten juridisch kloppen? Op onze dienstenpagina lees je hoe wij arbeidsovereenkomsten voor je opstellen en actueel houden.
Hoe zeg je een vast contract op als werkgever?
Als werkgever kun je een vast contract opzeggen via het UWV, via de kantonrechter of met wederzijds goedvinden. Je kunt niet zomaar eenzijdig een vast contract beëindigen. Je hebt altijd een geldige ontslaggrond nodig en moet de juiste procedure volgen, afhankelijk van de reden van ontslag.
Ontslag via het UWV
Ontslag via het UWV is de aangewezen route bij bedrijfseconomische redenen, zoals reorganisatie of het vervallen van een functie, of bij langdurige arbeidsongeschiktheid van meer dan twee jaar. Het UWV beoordeelt of er een redelijke grond voor ontslag is en of herplaatsing mogelijk is.
Ontslag via de kantonrechter
Bij persoonlijke redenen, zoals disfunctioneren, verwijtbaar gedrag of een verstoorde arbeidsrelatie, vraag je ontbinding van de arbeidsovereenkomst aan bij de kantonrechter. De rechter weegt alle omstandigheden af voordat hij een beslissing neemt. In veel gevallen heeft de medewerker recht op een transitievergoeding, ongeacht de route die je kiest.
Bij ontslag met wederzijds goedvinden spreek je samen met de medewerker af dat het dienstverband wordt beëindigd. Dit wordt vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Dit is vaak de snelste en minst conflictueuze manier om een arbeidsovereenkomst te beëindigen, maar let erop dat de medewerker voldoende bedenktijd krijgt: minimaal veertien dagen na ondertekening.
Hoe HR as a Service helpt met arbeidsovereenkomsten
Een vast contract opstellen lijkt misschien eenvoudig, maar de details maken het verschil tussen een waterdicht contract en een juridisch risico. Wij nemen dit volledig uit handen voor groeiende mkb-bedrijven. Dit is wat wij voor je doen:
- Opstellen van arbeidsovereenkomsten die voldoen aan de nieuwste wet- en regelgeving
- Actueel houden van bestaande contracten als de wetgeving verandert
- Controleren of jouw contracten aansluiten op de toepasselijke cao
- Adviseren over concurrentiebedingen, proeftijden en andere gevoelige clausules
- Begeleiden bij het beëindigen van arbeidsovereenkomsten op de juiste manier
Je werkt altijd samen met één vaste HR-consultant die jouw organisatie kent en direct bereikbaar is als er vragen zijn. Zo hoef jij je geen zorgen te maken over juridische risico’s en kun je je focussen op waar je goed in bent: het laten groeien van jouw bedrijf. Wil je weten wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Frequently Asked Questions
Kan ik een vast contract omzetten naar een tijdelijk contract?
Nee, een vast contract omzetten naar een tijdelijk contract is in principe niet mogelijk zonder toestemming van de medewerker. Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd kan alleen worden gewijzigd als beide partijen hier schriftelijk mee instemmen, en zelfs dan is het juridisch complex. In de praktijk is het verstandig om een arbeidsrechtjurist of HR-adviseur te raadplegen voordat je een dergelijke wijziging doorvoert, om te voorkomen dat je in strijd handelt met het goed werkgeverschap.
Wat gebeurt er als ik een medewerker in dienst neem zonder schriftelijk contract?
Als er geen schriftelijk contract is, betekent dit niet dat er geen arbeidsovereenkomst bestaat. Een arbeidsovereenkomst kan ook mondeling of stilzwijgend tot stand komen, op basis van de feitelijke situatie. De wet biedt in dat geval bescherming aan de medewerker, en de rechter zal kijken naar de werkelijke omstandigheden. Als werkgever loop je hiermee extra juridisch risico, dus zorg altijd voor een schriftelijk en ondertekend contract vóór de eerste werkdag.
Hoe lang mag een proeftijd duren bij een vast contract, en wat mag ik doen tijdens de proeftijd?
Bij een vast contract is de maximale proeftijd twee maanden. Tijdens de proeftijd mogen zowel jij als de medewerker het contract per direct opzeggen, zonder opgave van reden en zonder opzegtermijn. Let op: een proeftijd is alleen geldig als deze schriftelijk is vastgelegd in het contract. Is de proeftijd langer dan twee maanden opgenomen, dan is het hele proeftijdbeding nietig en geldt er helemaal geen proeftijd.
Moet ik een transitievergoeding betalen als een medewerker zelf ontslag neemt?
Nee, als een medewerker zelf ontslag neemt, heb je als werkgever in principe geen transitievergoeding verschuldigd. De transitievergoeding is bedoeld als compensatie voor het verlies van werk en is alleen verplicht als jij als werkgever het initiatief neemt tot beëindiging van het dienstverband, of als de medewerker instemt met ontslag via een vaststellingsovereenkomst. Een uitzondering kan gelden als de medewerker ontslag neemt door ernstig verwijtbaar handelen van jou als werkgever.
Mag ik arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigen nadat een vast contract is getekend?
Als werkgever mag je arbeidsvoorwaarden in principe niet eenzijdig wijzigen, tenzij je een eenzijdig wijzigingsbeding hebt opgenomen in het contract én er sprake is van een zwaarwegend bedrijfsbelang. Zonder zo'n beding heb je altijd de instemming van de medewerker nodig. Wijzig je arbeidsvoorwaarden zonder toestemming, dan loop je het risico op een juridisch conflict. Overleg bij twijfel altijd met een HR-adviseur of arbeidsrechtspecialist voordat je wijzigingen doorvoert.
Wat is het verschil tussen een vaststellingsovereenkomst en ontslag via het UWV of de kantonrechter?
Bij een vaststellingsovereenkomst spreken werkgever en medewerker in onderling overleg af hoe het dienstverband wordt beëindigd, inclusief afspraken over de einddatum, eventuele vergoeding en geheimhouding. Dit is doorgaans sneller en minder kostbaar dan een procedure via het UWV of de kantonrechter. Het grote voordeel is dat beide partijen zelf de voorwaarden bepalen, maar let erop dat de medewerker veertien dagen bedenktijd heeft na ondertekening en recht heeft op een WW-uitkering als aan de voorwaarden wordt voldaan.
Hoe vaak moet ik een vast contract actualiseren om juridisch compliant te blijven?
Er is geen wettelijke verplichting om een vast contract op vaste momenten te herzien, maar het is sterk aan te raden om contracten minimaal eens per twee jaar te laten controleren op actualiteit. Wetgeving, cao-afspraken en jurisprudentie veranderen regelmatig, zoals de aanvullende informatieverplichtingen die in 2023 zijn ingevoerd vanuit de EU-richtlijn. Verouderde contracten kunnen clausules bevatten die niet meer geldig zijn of die juridische risico's met zich meebrengen, bijvoorbeeld rondom het concurrentiebeding of de proeftijd.