Het beheer van arbeidsovereenkomsten tijdens ziekteverzuim vereist zorgvuldige aandacht voor wettelijke verplichtingen en een correcte administratie. Als werkgever blijf je tijdens ziekte gebonden aan de arbeidsovereenkomst, maar er gelden specifieke regels voor loondoorbetaling, re-integratie en mogelijke aanpassingen. Deze gids beantwoordt de belangrijkste vragen over het correct beheren van arbeidsovereenkomsten bij ziekteverzuim.
Wat zijn je verplichtingen als werkgever bij ziekteverzuim?
Bij ziekteverzuim ben je als werkgever verplicht tot loondoorbetaling gedurende maximaal twee jaar. In het eerste jaar moet je 70% van het loon doorbetalen en vul je dit vaak aan tot 100%. Daarnaast heb je re-integratieverplichtingen en moet je regelmatig contact onderhouden met de zieke werknemer.
De loondoorbetalingsplicht begint op de eerste ziektedag en loopt door zolang de arbeidsovereenkomst geldig is. Je bent verplicht om binnen zes weken een probleemanalyse te laten opstellen en een plan van aanpak te maken voor de re-integratie. Dit betekent dat je actief moet zoeken naar mogelijkheden voor aangepast werk of werkhervatting.
Je mag contact onderhouden met de zieke werknemer, maar dit moet respectvol en niet te opdringerig gebeuren. Je kunt redelijke voorschriften geven over gedrag tijdens ziekte en een bedrijfsarts inschakelen voor begeleiding. Professionele HR-ondersteuning helpt je om deze verplichtingen correct na te komen.
Wanneer mag je een arbeidsovereenkomst aanpassen tijdens ziekteverzuim?
Aanpassingen aan arbeidsovereenkomsten tijdens ziekteverzuim zijn alleen toegestaan in specifieke situaties en vereisen vaak instemming van de werknemer. Je mag geen eenzijdige wijzigingen doorvoeren die de werknemer benadelen vanwege zijn ziekte.
Functiewijzigingen zijn mogelijk als onderdeel van re-integratie, maar alleen als deze redelijk en passend zijn bij de beperkingen van de werknemer. Urenvermindering kan worden afgesproken voor een geleidelijke werkhervatting, waarbij de arbeidsovereenkomst tijdelijk wordt aangepast aan de mogelijkheden van de werknemer.
Permanente contractwijzigingen tijdens ziekte zijn slechts in zeer beperkte mate mogelijk en vereisen meestal medische onderbouwing. Je kunt niet zomaar salarisverlagingen of functiewijzigingen opleggen. Wijzigingen moeten altijd gericht zijn op re-integratie en herstel, niet op besparing of reorganisatie.
Hoe lang blijft een arbeidsovereenkomst geldig bij langdurig ziekteverzuim?
Een arbeidsovereenkomst blijft geldig gedurende de gehele ziekteverzuimperiode, ook bij langdurige ziekte. Voor contracten voor bepaalde tijd geldt dat deze gewoon aflopen op de einddatum, ook tijdens ziekte. Na twee jaar ziekteverzuim kunnen er wijzigingen optreden in rechten en verplichtingen.
Bij contracten voor onbepaalde tijd loopt de arbeidsovereenkomst door zolang er geen ontbinding of ontslag plaatsvindt. Na twee jaar ziekteverzuim eindigt de loondoorbetalingsplicht en kan de werknemer mogelijk aanspraak maken op een WIA-uitkering.
De einddatum van tijdelijke contracten verandert niet door ziekte. Je kunt een contract voor bepaalde tijd niet eerder beëindigen vanwege ziekte, maar je hoeft het ook niet te verlengen. Na afloop van het contract eindigen alle verplichtingen, behalve een eventuele transitievergoeding bij langdurige dienstverbanden.
Welke administratie moet je bijhouden tijdens ziekteverzuim?
Tijdens ziekteverzuim ben je verplicht om een uitgebreide administratie bij te houden, inclusief ziekmeldingen, contactmomenten, re-integratiedossiers en eventuele medische rapportages. Deze documentatie is essentieel voor naleving van wettelijke verplichtingen en mogelijke controles.
Je moet de volgende documenten bijhouden:
- Datum en tijd van ziekmelding
- Contactmomenten met de werknemer
- Probleemanalyse en plan van aanpak
- Rapportages van de bedrijfsarts of arbeidsdeskundige
- Afspraken over aangepast werk of werkhervatting
- Correspondentie met UWV over re-integratie
Deze administratie moet zorgvuldig worden bewaard en voldoen aan de privacywetgeving. Medische informatie mag alleen worden verwerkt door daartoe bevoegde personen en moet gescheiden worden bewaard van andere personeelsdossiers.
Hoe HR as a Service helpt met ziekteverzuimbeheer
Wij ondersteunen MKB-bedrijven bij het professioneel beheren van arbeidsovereenkomsten tijdens ziekteverzuim door alle administratieve en juridische aspecten uit handen te nemen. Ons verzuimbeheer zorgt ervoor dat je altijd voldoet aan wettelijke verplichtingen, zonder dat je zelf de complexe regelgeving hoeft te beheersen.
Onze dienstverlening omvat:
- Complete administratie van ziekmeldingen en contactmomenten
- Het opstellen van probleemanalyses en re-integratieplannen
- Begeleiding bij werkhervatting en contractaanpassingen
- Contact met bedrijfsartsen en arbeidsdeskundigen
- Naleving van alle wettelijke verplichtingen en termijnen
- Advies over ontslag wegens ziekte en juridische procedures
Met onze vaste HR-consultant krijg je één aanspreekpunt dat jouw organisatie kent en alle ziekteverzuimzaken vakkundig afhandelt. Zo kun je je concentreren op je bedrijfsvoering, terwijl wij zorgen voor correcte naleving van alle regelgeving. Neem contact op om te ontdekken hoe wij jouw ziekteverzuimbeheer kunnen verbeteren.