In Nederland ben je als werkgever verplicht een schriftelijke arbeidsovereenkomst op te stellen zodra een werknemer langer dan één maand in dienst is. Deze verplichting staat in het Burgerlijk Wetboek en geldt voor alle werkgevers, ongeacht de grootte van het bedrijf. Het contract moet binnen één maand na de start van het dienstverband worden opgesteld en ondertekend.
Wat zegt de wet precies over het opstellen van arbeidsovereenkomsten?
Artikel 7:610 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat werkgevers verplicht zijn een schriftelijke arbeidsovereenkomst op te stellen voor alle werknemers die langer dan één maand werkzaam zijn. Deze wettelijke verplichting geldt zonder uitzonderingen voor alle bedrijven in Nederland.
De wet schrijft voor dat het contract binnen één maand na aanvang van het dienstverband moet worden opgemaakt. Dit betekent dat je als werkgever niet kunt wachten tot na de proeftijd of tot het contract wordt verlengd. Ook bij tijdelijke contracten die langer dan één maand duren, ben je verplicht een schriftelijke overeenkomst op te stellen.
Het contract moet alle essentiële arbeidsvoorwaarden bevatten die voor beide partijen van belang zijn. Hierbij gaat het om concrete afspraken over salaris, werktijden, functieomschrijving en andere belangrijke voorwaarden. Een mondeling contract is juridisch wel geldig, maar biedt onvoldoende bescherming en voldoet niet aan de wettelijke administratieplicht.
Wanneer ben je als werkgever niet verplicht een schriftelijke arbeidsovereenkomst op te stellen?
Je bent niet verplicht een schriftelijke arbeidsovereenkomst op te stellen bij dienstverbanden die korter dan één maand duren. Dit geldt bijvoorbeeld voor tijdelijke hulpkrachten tijdens drukke periodes of vakantievervanging.
Ook bij stages, vrijwilligerswerk en oproepkrachten die sporadisch werken, is geen schriftelijk contract verplicht. Hetzelfde geldt voor zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers) die je inhuurt via een opdrachtovereenkomst in plaats van een arbeidsovereenkomst.
Andere uitzonderingen zijn:
- Vakantiewerk van scholieren en studenten korter dan één maand
- Eenmalige klussen of projecten van minder dan vier weken
- Proefperiodes die korter zijn dan één maand (mits het dienstverband daarna eindigt)
- Familieleden die incidenteel meehelpen zonder structureel dienstverband
Let op: zodra een tijdelijke samenwerking langer duurt dan gepland en de grens van één maand overschrijdt, ontstaat alsnog de verplichting om een schriftelijk contract op te stellen.
Welke gevolgen heeft het als je geen arbeidsovereenkomst opstelt?
Het niet opstellen van een verplichte arbeidsovereenkomst kan leiden tot boetes van de Inspectie SZW tot € 8.700 per overtreding. Daarnaast loop je als werkgever aanzienlijke juridische risico’s bij arbeidsconflicten en rechtszaken.
Zonder schriftelijk contract heb je geen duidelijke afspraken over belangrijke zaken zoals opzegtermijnen, proeftijd en arbeidsvoorwaarden. Dit kan bij geschillen betekenen dat de rechter in het voordeel van de werknemer beslist, omdat onduidelijke afspraken vaak ten nadele van de werkgever worden uitgelegd.
Praktische gevolgen zijn onder andere:
- Problemen bij het beëindigen van het dienstverband
- Onduidelijkheid over vakantiedagen en verlofrechten
- Geschillen over salaris en werktijden
- Moeilijkheden bij ziekteverzuim en re-integratie
- Complicaties met verzekeringen en pensioenen
Ook kunnen accountants en adviseurs problemen signaleren tijdens controles, wat kan leiden tot extra administratieve lasten en kosten voor het achteraf regelen van contracten.
Wat moet er minimaal in een arbeidsovereenkomst staan volgens de wet?
Een geldige arbeidsovereenkomst moet minimaal de volgende elementen bevatten: identiteitsgegevens van werkgever en werknemer, functieomschrijving, salaris, werktijden, vakantiedagen, proeftijd (indien van toepassing) en opzegtermijn. Deze basisinformatie is wettelijk verplicht.
Daarnaast moeten de volgende zaken worden opgenomen:
- Startdatum van het dienstverband
- Bij tijdelijke contracten: de einddatum
- Plaats waar het werk wordt uitgevoerd
- Pensioenregeling (indien van toepassing)
- Cao-bepalingen die van toepassing zijn
- Secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding
Voor de proeftijd gelden specifieke regels: maximaal twee maanden bij contracten langer dan twee jaar en één maand bij kortere contracten. De opzegtermijn moet conform de wettelijke bepalingen worden vastgelegd, waarbij werknemers na het eerste dienstjaar minimaal één maand opzegtermijn hebben.
Het salaris moet duidelijk worden vermeld, inclusief eventuele toeslagen, bonussen of andere financiële afspraken. Ook werktijden en roosters moeten concreet worden beschreven om onduidelijkheden te voorkomen.
Hoe wij helpen met arbeidsovereenkomsten en compliance
Wij ondersteunen mkb-bedrijven bij het correct opstellen, beheren en actualiseren van arbeidsovereenkomsten via ons Fundament-abonnement. Onze HR-expertise zorgt ervoor dat alle contracten voldoen aan de laatste wet- en regelgeving.
Onze concrete ondersteuning omvat:
- Het opstellen van juridisch correcte arbeidsovereenkomsten
- Het actualiseren van bestaande contracten bij wijzigingen
- Compliance-monitoring voor de naleving van het arbeidsrecht
- Begeleiding bij contractverlengingen en wijzigingen
- Ondersteuning bij onboarding- en offboardingprocessen
Met onze professionele aanpak voorkom je juridische risico’s en boetes, terwijl je tijd bespaart voor je kernactiviteiten. Je werkt samen met één vaste HR-consultant die jouw organisatie kent en alle contractuele zaken uit handen neemt.
Wil je zorgeloos omgaan met arbeidsovereenkomsten en HR-compliance? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over hoe wij jouw HR-processen kunnen professionaliseren.